オフィス・事務所の移転引越しマニュアルと手順チェックリスト


事務所・オフィスの移転引越しと見積もり費用相場などの比較事務所の移転を担当ですか?

今回は、オフィスの引越しにおける見積もり費用の相場や契約前に業者と確認すべき点などを経験談として紹介します。

個人の賃貸物件の引越しと似たところもあり、異なることもありますので、参考ください。

 

オフィス・事務所の移転先の見積もり費用相場について
オフィス・事務所の移転において、実際に費用の見積もりをしてみると、相場の基準となる条件は基本的に個人の引越しと似た点があります。

以下の場合、個人の引越しと同様にオフィスでも賃料が高くなる傾向があります。

・地価相場が高いエリア
・駅から近い
・築浅(セキュリティがしっかりしている)

これに加え、事務所ならではの理由で賃料が高くなりやすい条件があります。

・複数路線が乗り入れる最寄り駅がある
・都会でも住宅地よりオフィスが多い場所
・物件の1階部分
・大通りに面している
・ワンフロア=1社の構造

これらの理由は、ビジネスを行う上での利便性が関係します。

逆にコスト削減を目的としたオフィスの移転であるならば、

・駅から徒歩10分以上離れている
・都会でもオフィス街ではないエリア
・築年数が古いビル(セキュリティが簡単な施錠程度しかない)
・ワンフロアに複数社あり、トイレが共同

を条件に組み込むことで、一般的に見積もり費用相場が高い地域でも、交通の便が良い駅が最寄り駅の都会でも、比較的費用を安くすることができます。

 

オフィス・事務所の引越し先を比較する上で注意すべきこと
会社のオフィスとして移転となる場合、ビジネス上の立地やセキュリティだけでなく、より多くの社員の健康や安全を考慮して事務所を比較検討する必要があります。

また、条件面や算出された見積もり費用への考え方の工夫も必要です。

以下は、比較チェックリストとして参考にできる項目です。

・ アスベストの使用が禁止となった1975年以降に着工されたビルであること
=もしも1975年以前の建物の場合、アスベスト不使用である検査結果があることを確認しましょう

・ 新耐震基準が施行された1981年以降に着工された物件であること
=もしも1981年以前の場合、十分な耐震対策が行われている調査結果をもっていることを確認しましょう

・ 契約開始日が実際にオフィスの移転日として計算できる日から近いこと
=物件の契約開始日に指定される日とオフィスの引越しを実行できる日を揃えることは、ビジネスを日々している中で簡単ではありません。
しかし、あまりにも間が空いてしまうと、無駄に費用を2箇所のオフィスへ支払うことになります。

・ 見積もりに含まれる初期費用(敷金・礼金・更新料・仲介手数料・保証金など)で戻らない費用を毎月の賃料換算してみて予算内であること
=仮に毎月の賃料は安いが初期費用が高い空き事務所があるとします。

2年間過ごす前提で敷金など戻ってこない初期費用を24分割して月額費用に計算し直しすと、結果的に1ヶ月あたりのコストが比較すると高くなる場合があります。

例えば、A:月27万円+礼金1ヶ月分の事務所とB:月25万円+礼金3ヶ月分の事務所があったとします。

これらを2年間使った場合に換算すると、Aでは礼金1ヶ月分=27万円÷24ヶ月=11,250円/月増し=「計281,250円/月」ですが、Bでは礼金3ヶ月分=75万円÷24ヶ月=31,250円/月増し=「計281,250円/月」となり、結果的には同じコストになります。

それであれば、費用以外のメリットがより多いオフィスへの移転が賢い選択となります。

・ フリーレント交渉が可能であること
=フリーレントとは、オフィス・事務所との契約締結日から数ヶ月間の賃料を無料にしてくれる制度です。
先の初期費用の逆で、この分を最終的な月額賃料の見積もり費用としてマイナス計算できます。

例えば、月29万円+礼金1ヶ月分の事務所で、フリーレントが2ヶ月分ある場合、2年間使ったとして、礼金1ヶ月分=29万円÷24ヶ月=12,084円/月増しですが、フリーレントとして58万円÷24ヶ月=24,167円/月がお得になると見積もり計算できます。

すると、結果的には「277,917円/月」が賃料として算出でき、先ほどのAやBと比較しても一番賃料だけ見れば高い物件が、最終的には安くなると相場計算できます。

フリーレントは中々引越しをしてくれるオフィスが見つからない不動産業者や事務所オーナーほど提示してくれる可能性がある+期間も長くもらう交渉がしやすくなります。

なお、フリーレント期間でも管理・共益費だけは発生する場合もありますので、詳細確認は必要です。

・ ネット環境が整えやすいこと
=インターネット環境はビジネスの生命線といっても過言ではありません。
いくら見積もり費用が相場より安いオフィスで、契約開始日と事務所への移転日がバランスよくスケジュールできたとしても、ネットの準備が整えられない、もしくはこれまでのネット契約を引き継げない場合、大きなリスクを抱えることになります。

少なくとも、今使っているネット契約を引越し先でも採用したい場合、事前に移転先候補となっているエリア及びビルで引継ぎ可能であるかの確認電話をしておくと話がスムーズです。

既に同じビルに対して別の法人で使用実績などがあれば、ポジティブな印象を持って物件の話を進められるでしょう。

逆に否定的な回答がある場合は、早々に別の物件に話を変更する方が無難な場合もあります。

参考までに、特に実績の無いビルの場合は、今まで使っている、もしくは新規でも希望するネット契約が新しい環境下で利用できるかの調査が必要となります。

調査結果として、事務所として入りたい場所で希望するネット環境が得られる場合、ネット回線導入の工事へとスケジュールが通常は進みます。

なお、調査や工事で発生する見積もり費用相場も確認及び考慮する必要があります。

最後に、実績がないビルで希望するネットが使えるかの調査が必要な場合、基本的に調査の予約日指定ができるのはオフィスの契約日以降になります。なぜなら、契約前の場所を調査することは難しいからです。(もちろん、契約スタート日以前の調査許可の可能性を業者を通じて交渉することはできますが。。。)

そのため、オフィス契約日以降、事務所の引越し日までの間で、一般的にはネット環境の準備を完成させるイメージは必要です。

そして、工事まで必要になる場合は、予想以上に時間がかかる覚悟も必要です。

ちなみに、このような状況下でもコスト的に役立つのがフリーレント期間がもらえることです。

フリーレント期間であれば、必要最低限の費用だけで、余計なコストがかからないという安心感の基、社員の移転前の環境整備に時間をかけられます。(ここでのフリーレント活用を考えれば、厳密には上記で紹介した月額換算でのメリットは多少低くなりますが。。。)

 

今回は以上です。

上記は、私がオフィスの移転計画~事務所の引越しを経験してきた中で特に強く感じたことです。

あとは、不動産契約ですので、その他の条件面などをクリアにして実際の移転となります。

具体的な流れは、レイアウトデザインをしてから引越しまでの間に様々ありますが、その辺りについては、こちらを参考ください。
移転事務所レイアウトデザインからオフィス引越しまでの準備スケジュールと手続き

 

以上、参考になれば幸いです。

タカハシ

 

PS
ここまで紹介してきたオフィス移転先物件への探し方を実行するのと同時に、現在の事務所が入るビルのオーナーには、契約上何ヶ月前までに契約終了希望の意思表示をしなければならないなどルールもあります。

この点についても忘れずに対応手順を考えましょう。

 

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引越しの手続きチェックリスト 全手順と準備項目20


引越しの手続きチェックリスト 全手順と準備20項目新しい賃貸物件や分譲マンション、一軒家などへの契約・手続きが完了すると待ち受けているのは「引っ越し」です。

引越しと一言で言っても、新しい住まいへ移動するだけではありません。
やることは広く多くあります。

そして、多くの事を普段の日常生活と平行して行っていると、忘れ事が出てきてしまうものです。

ここでは、「引っ越し」に関連して必要となる手続き20項目を、手順と準備リストと共に紹介します。

 

引越しの手続きチェックリスト 全手順と準備20項目

1. 物件の契約が完了する (賃貸契約の流れ及び現在住んでいる物件に対して、最初に知っておくべき最低限必要な手続きの流れもチェックしておく→賃貸マンション検索・契約から引越しまでの流れ

2. 取り急ぎ、友人や家族などへ必要に応じて新住所をお知らせする

3. 具体的な引越し方法を考え、決める (参考:5つの引越し方法を比較してみた

4. 不用品処分について理解する (参考:引越しの不用品処分方法 無料回収~買取まで

5. 引っ越し先物件に合ったインターネット回線の環境を準備する (参考:賃貸マンション引越しとインターネット設備 無料タイプ~プロバイダ契約タイプまで

6. 現在の賃貸で契約使用中のネット回線などを解約する (必要がある場合)

7. 今住んでいる部屋の水道・ガス・電気の終了通知を引越し日と共に各会社へ伝え、必要な手続きをする (誤請求を避けるためにも、何月何日までの料金を支払う必要があるのかなども確認しておく)

8. 新しい住宅の水道・ガス・電気への手続き有無を不動産会社などへ確認・対応する

9. 職場や学校へ引っ越しをする報告と新しい住所を伝え、必要な各手続きを確認・お願いする (年金や保険証など)

10. 新しい区間の定期券発行とこれまでの定期券への対応をする ・・・基本的には、定期券を発行する各鉄道窓口へ行き、新しい区間の定期を発行すると同時に古い区間分で払い戻しをしてくれる分があれば返金を受け取れる

11. 郵便局や宅急便会社へ転送依頼をする ・・・郵便の場合、「転居・転送サービス」なるものがあり、旧住所の記載が確認できる免許証など持参して郵便窓口で手続きをすれば1年間は古い住所宛になったものを新住所へ転送してくれます。宅急便の場合、ヤマト運輸は宅急便に限り、一定期間の転送をお願いできるようです。手続き方法など詳しくは、最新情報を「ヤマト運輸 転送」で検索して調べてみましょう。

12. 転居前の役所へ引っ越しをすることを伝え、必要な手続きをする (転出証明書の発行など)

13. 新しい住まいエリアの役所で必要な手続きを聞いて行う (転入届など、一般的には引越し後2週間以内が望ましい)

14. 印鑑登録をしている場合、そちらへの登録内容変更も依頼する

15. 以降の手続きで必要になることを想定して新しい住民票の発行を何部か余分にしておく

16. 運転免許証を持っているならば、登録変更の申請をする ・・・基本的は警察署や免許更新センター・試験場でできます。手続き上必要な書類や場所の最新情報は「免許 住所変更」で検索して確認しましょう。

17. 銀行やゆうちょの口座に対する住所変更の連絡をする ・・・基本的には、各窓口へお届け印・通帳・本人確認ができるもの(免許証や保険証)を持参すると可能です。他にも郵送やオンラインでもできる場合があり、「●●銀行 住所変更」で最新情報を検索してみると良いでしょう。

18. クレジットカードの登録住所を変更する ・・・基本的に電話や郵送、オンラインでできます。詳しくは保有のクレジットカードによって異なるため、「●●クレジットカード 住所変更」と事前に一度検索してみましょう。

19. 携帯電話の登録内容変更をする ・・・オンライン、電話、ショップなどで手続きできます。具体的に必要なものや方法は、「携帯会社名 住所変更」で検索して確認しましょう。

20. その他オンラインアカウントや会員カードなどで住所登録してあるものは更新をする

 

有意義なゆとりある引越しが実現できますように☆
タカハシ

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引越し時期のピークシーズンを引越しの安い時期に変える方法


安い引越しの時期とは?引越しの安い時期はいつだろう?

出来れば安い時期に引越しをしたいと思うのは、みんな同じです。

引越し時期がピークのときは、必然的に見積もり料金も高くなります。

引っ越し業者にしても、その時期は需要が高く、稼ぎ時だからです。

でも、この引越し時期を上手く利用した考え方をすると、引越しの安い時期を作り出すことも出来ます。

はじめに、引越しのピークシーズンとは?

そもそも引越しがピークとなる時期はいつなのでしょうか?

それは、一般的には入学や新入社員などを迎える4月の前、2月と3月が引越し自体のピークと言われています。

また、引越しに伴う賃貸物件のお部屋探しのピークは年明けから3月くらいまでとなることが一般的です。

さらに、空室情報が多くなるのも同じくらいの時期と言われています。

つまり、1月~3月は引越しにおける全ての需要が一気に加速しやすい時期であると言えます。

では、具体的にどのように「この引越し時期を上手く利用した考え方で引越しの安い時期を作り出す」の?

2通りの考え方があります。

1. ピーク前後を安い時期として利用する
ピークの時期が1月~3月ならば、12月より前もしくは4月に入ってからは穴場と言えます。
特に4月は中旬以降、12月はクリスマスよりも前の時期がより有利な可能性があります。(引っ越し難民対策としても有効な時期です)

そして、引越し業者と引っ越し料金の話をする上での値引き交渉として、この時期を指名しては利用します。

例えば、「あえてこの時期に引越しをするから安くしてくれませんか?」とダイレクトに聞いてしまいます。

引越し業者にしたら、一気に需要が減る時期こそ仕事があるのは助かるためOKになる可能性があります。
また、値引きを切り出す方としても、とても正当な値引き交渉の理由になり話しやすくなります。

2. ピークの中でも偏る人の流れの穴場を利用する
どうしても引越しはピーク時期の期間中で無ければならないなら、その時期の中でも一般的なイメージで人が避けやすい日を選択してみます。

「仏滅・友引・赤口」の日や「平日」などが該当します。

そして、それらの日をあえて指名して「これらの日ならどれでもいいから多少でも値引き出来るか?」と聞いてみます。

ここでも、引越し業者にしたら需要が入りづらいところでバランスが取れるようになり、OKになる可能性があります。

以上、引越し時期のピークシーズンを引越しの安い時期に変える方法はいかがでしたか?

ちょっとしたことでも出来ることは実践することで、より有意義な引越しの実現になる可能性を秘めています。

今回の紹介からも、少しでも使えそうだと思えたら試してみてくださいね。

PS
上記途中で少し触れましたが、総合的な引越しのスケジュール的には、賃貸のお部屋探し時期のピークは、引越し時期のピークよりも少し前に迎える可能性があります。

しかし、実は時を同じくして空室情報公開数もピークを迎えやすくなります。
あなたが引越しをするのと同様、他の人も引越しをするからです。

そのため、良い部屋は争奪戦です。

私がおすすめの「誰よりも早く希望する賃貸物件情報をゲットする方法」で随時新着物件のチェックを今からすることは、ライバルに差を付ける意味でもおすすめです。

PPS
その他、【引越し業者比較と選び方に必要な5つの秘訣】はこちら

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引越し準備リスト 引越しの挨拶に使えるギフト編


引越しの挨拶引越しの準備をする上で、忘れがちなのが挨拶。
引越し挨拶は義務ではありませんが、お互いがその後気持ち良く住む上では
あるに越したことはありません。

【挨拶ギフト】
まず挨拶ギフトですが、これは相手が不在時にも置くことが出来る薄型で期限の長いものが良いでしょう。

経験からのおすすめリストとしては、

・ タオル2枚
・ せんべいやクッキーなど期限の長いお菓子

引越し挨拶ギフト
こんな薄型、でもこんなに豪華過ぎる見た目の必要はない

【予算】
また、料金の予算としては、高すぎると相手にも自分にも負担になります。
ここは、合計で500-1,000円程度で十分です。

【挨拶のタイミング】
伺うタイミングは、引越し日の2日前もしくは前日が理想です。

「明日(明後日)に、●●号室へ引越しをする○○です。当日はご不便をおかけ致しますが、今後ともよろしくお願いします。」といって自然な挨拶ができるようになります。

【引越し日前までに挨拶が難しい場合】
どうしても、事前にうかがえない場合は、当日から3日以内が理想です。

【タイミングが合わない場合】
この期間中に伺っても、タイミングが合わない場合は、挨拶で述べようとしたことを手紙に一筆してポストにギフトと共に入れましょう。

【挨拶をする範囲】
多くの戸数が入っている賃貸マンション・アパートの場合は、最大で両隣と上下の部屋の最大4部屋+同じ敷地に大家(オーナー)が住んでいれば、そちらへの伺いで十分です。

【注意点】
最後に、物騒な世の中ですので、出来るだけ女性1人での引っ越し挨拶は避けましょう。

良い引越しができますように☆
タカハシ

 

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賃貸の原状回復義務とは? 工事の費用相場~ガイドラインまで


賃貸の原状回復ここでは難しい言葉は無しに、簡単に書きますね。

賃貸マンションやアパートでは、契約時に、「部屋を出て行くときは、入居したときと同じ状態に戻します」と言うことを義務とした約束が書いてあります。

そして、元の状態に戻すための費用は、大家(オーナー)とあなた(借りた人)と一定のガイドラインに沿ったルールの基で決められるようになります。

このルールも、契約時には、重要説明事項と呼ばれる説明の中で必ずあります。
これがない契約は不正になるため、必ずあります。

しっかり聞き、分からないところや不審なことは指摘しましょう!

つまり、「部屋を入居したときと同じ状態に戻すこと」を不動産契約では「原状回復」と呼ばれています。

ここからは、もう少し「原状回復」について詳しく書いていきます。

まず、部屋に入居したときの状態に戻す訳ですから、カーペットや壁紙、ドアのキズ、網戸、エアコンの臭い、水回りの漏れなど全てが対象です。

あなたが良かれと思ってつけたキッチンの棚やインターネット工事、追加のエアコンなどがあったとして、それが便利に思えても、全て元に戻されます。

つまり、やるべき事や汚れ・痛みの度合いが酷ければ酷いほど、費用相場は上がります。

恐らく、多くの賃貸契約時には、「何年住んだら1つの汚れにかかる清掃費用の何パーセントが大家(オーナー)持ちで、何パーセントがあなたになる」といった具体的な明記も確認できるでしょう。

なければ不動産屋経由で確認しておきましょう。

多くの場合、長く住めば住むほど、あなたの工事負担の割合は減ります。

費用は、基本は敷金から引かれて、余りの敷金が返還されるイメージになります。

よく「敷金は戻ってくるから」と簡単に考える人がいますが、全額戻るなんて、住んでいなかった場合以外は考えにくい状況です。

逆に例年、退去時の原状回復をめぐってのトラブルは多く確認されています。

請求される金額が多かったり、明らかに私負担ではないのに請求されるなどのトラブルです。

このような後々のトラブルを回避するためにも、契約時の原状回復に対する理解は重要になります。

原状回復には、国土交通省が発行するガイドラインがあります。

これは、今多いトラブルを回避するための指標として、賃貸に住む人が不正を主張できるようになるためにも存在します。

ここです。(最新版がPDFでこの検索結果で確認出来ます。)
原状回復ガイドライン

これを見ると分かりますが、生活をしていて、故意でなくても付くような跡やキズは、そもそもあなたの負担にはならないことも書いてあります。

例えば、床にベッドやテーブル・デスクを置いたときの足の跡、常識レベルに掃除をしていた中で発生する致し方ない汚れなど。

逆に、室内でのタバコによる黄ばみやシミ、臭いへのクリーニング費用は全面的にあなたの負担になります。

いわゆる、賃貸は貸している貸主の持ち物である部分、且つ生活上致し方ないダメージは貸主が負担し、そこに住んで明らかに借りた側が損失させた部分は借りた側も一部負担する見方の内容になっています。

しかし残念ながら、全ての賃貸契約の中で、このガイドライン通りに全てやってくれるところはありません。

結局のところ、一般的なクリーニング費用として取られるところは取られます。

それでも、明らかに不当な部分を見分け、話を対等に行うためにも、このガイドラインの存在と内容の意味を把握しておくことは、極めて重要です。

まずは、ガイドラインを一読し、賃貸契約の上、退去時の交渉に臨みましょう。

最後にひとつ、もし、これから新しい賃貸に入居する場合は、入居日初日、まだ何も引越しの荷物を入れる前に、全部の部屋の写真を撮りましょう。

これで、入居時から傷んでいたにも関わらず、退去時に指摘された場合に、「はじめから傷んでいた」と主張して、あなたの費用負担になるべきでない部分も正当に主張できるようになります。

良い物件が見つかりますように☆
タカハシ