移転事務所レイアウトデザインからオフィス引越しまでの準備スケジュールと手続き


オフィスレイアウトデザインから事務所移転までの流れ移転先事務所の契約が完了したならば、次に必要となるのは実際の会社の引越しです。

新オフィスの契約スタート日=月額賃貸料金の発生を可能な限り無駄がないようにするため、そして円滑に移転をするために、以下のオフィスレイアウトデザインから引越しまでの準備スケジュールと手続き例を計画順に紹介します。

参考ください。

 

1. 移転先で使うネット環境を契約スタート日からなるべく早く整えるべく、契約先インターネット会社(プロバイダ含む)へ連絡をして移転に伴う工事の相談と手配を具体化させる
インターネットはビジネスの中枢です。

1日1秒でも使えない環境があってはなりません。

そのため、実際のオフィスへの移転日までに、必ず移転先でネットが使える環境にしておく必要があります。

しかし、オフィス・事務所の移転引越しマニュアルと手順チェックリストでも書いたとおり、移転先のビルで使いたいネット環境を完成させるには、一部の工程は事務所の入る場所の契約が開始してから(契約日以降)でなければ着工ができません。

つまり、新オフィス契約が完了する前の段階までにある程度の相談をしておき、契約開始日が決ま次第、再度直ぐにインターネット会社(NTTなど)とプロバイダへ連絡をして、実際の細かい着工のお願いをします。

工事などの場合、立会いも必要になるケースがありますので、自身のスケジュールも早めに調整しましょう。

2. インターネット以外の環境整備開始
ネット以外の環境(電気など)を希望に沿った形で利用開始スタート出来るための準備も必要です。

何にどのくらい時間や費用を要するのか?を明確にしていきます。

3. 移転日の決定
ネット環境などのスケジュールが確認出来次第、事務所の移転希望日を複数挙げます。
そして、その中で引っ越し業者及び廃棄業者とのスケジュールが合う日を確定日にします。

通常、移転元及び移転先のビルや他の会社への配慮などから、土日祝日を選択することが一般的です。

4. 新オフィスのレイアウトデザイン考察
移転先の大きさにもよりますが、今あるオフィス機器やデスク類などが不足したり、削減したりしなければならないかを確認しなければなりません。

これらの目安数が、後に引っ越し業者や廃棄業者と話をする際に必要となります。

また、移転の当日にはスムーズに何がどこに移動するのか?を確認できるようにするためにも、早々の段階でオフィスのレイアウトデザインを考えます。

おすすめの方法はエクセルを使う方法です。移転先オフィスレイアウトデザイン

1マス1マスを床一畳分に例えて配置をシュミレーションしていきます。

5. 細かい内装の設計やパーテーション・不足品などの購入準備
「4. 新オフィスのレイアウトデザイン考察」をより煮詰める際に、会議室などとの区切り目をどのように作るかなども検討します。

そして、複雑な内装工事を必要とするならば、早くに業者との相談や選定を行います。

また、不足品の見積もり金額や購入場所の目安なども準備します。
逆に、不用品破棄については廃棄業者との話の際に相談します。

なお、ここまで確定後、事務所が入る物件の契約日が来たならば、実際の新オフィスへ出向き、床に計測&マーキングをして図面の配置が計算どおりになるかもチェックできますので、この作業はおすすめです。

6. 引っ越し業者と廃棄業者を決める
ここまでの項目に対しての目安が確認できてから、引っ越し業者と廃棄業者を決めるための見積もり依頼を複数社へお願いします。

なぜなら、引っ越し業者と廃棄業者へ見積もり依頼をして比較をするには、具体的な移転希望日や荷物量(移転分と廃棄分)を提示しなければならないからです。

また必ず、複数の会社と見積もり交渉をして、料金比較をしましょう。

引っ越し業者と廃棄業者は、同じ会社が両方をいっぺんに請け負う場合もあります。
その場合、1回の見積もり交渉で話が両方について進むため、スムーズではあります。

また、1つの業者に同じ日に移転と廃棄を両方請け負ってもらうと、人件費と運送費を併用することでコスト削減できるメリットも場合によってはありますので、この点も意識すると良いでしょう。(引っ越し業者に廃棄業の請負も可能か相談してみましょう。その逆も有りです。)

7. オフィス移転
引っ越し業者がどこまでを担当するかの契約内容にもよりますが、各社員へ必要に応じて当日までのスケジュール周知や荷造りを依頼したりします。

当日は、基本的には業者への指示や荷解きがメインになります。

8. 登記変更
物と人の移動だけが事務所移転ではありません。

住所が変われば、登記の変更が必須となります。
また、業種によって必要各所への登録内容変更手続きが必要です。

書面などの情報の引越しも速やかに実施しましょう。

9. 挨拶
オフィスの入る同じビルに複数の企業が入っている場合、各社へ挨拶をしておくことは、様々な意味で礼儀とチャンスです。

数が多い場合、同フロアと上下の階には、最低限の声をかけると無難です。

 

 

PS
移転の際には、移転前の会社があるビルの不動産管理会社との原状回復義務など契約上の話をするのも忘れずに。
 

PPS
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オフィス・事務所の移転引越しマニュアルと手順チェックリスト


事務所・オフィスの移転引越しと見積もり費用相場などの比較事務所の移転を担当ですか?

今回は、オフィスの引越しにおける見積もり費用の相場や契約前に業者と確認すべき点などを経験談として紹介します。

個人の賃貸物件の引越しと似たところもあり、異なることもありますので、参考ください。

 

オフィス・事務所の移転先の見積もり費用相場について
オフィス・事務所の移転において、実際に費用の見積もりをしてみると、相場の基準となる条件は基本的に個人の引越しと似た点があります。

以下の場合、個人の引越しと同様にオフィスでも賃料が高くなる傾向があります。

・地価相場が高いエリア
・駅から近い
・築浅(セキュリティがしっかりしている)

これに加え、事務所ならではの理由で賃料が高くなりやすい条件があります。

・複数路線が乗り入れる最寄り駅がある
・都会でも住宅地よりオフィスが多い場所
・物件の1階部分
・大通りに面している
・ワンフロア=1社の構造

これらの理由は、ビジネスを行う上での利便性が関係します。

逆にコスト削減を目的としたオフィスの移転であるならば、

・駅から徒歩10分以上離れている
・都会でもオフィス街ではないエリア
・築年数が古いビル(セキュリティが簡単な施錠程度しかない)
・ワンフロアに複数社あり、トイレが共同

を条件に組み込むことで、一般的に見積もり費用相場が高い地域でも、交通の便が良い駅が最寄り駅の都会でも、比較的費用を安くすることができます。

 

オフィス・事務所の引越し先を比較する上で注意すべきこと
会社のオフィスとして移転となる場合、ビジネス上の立地やセキュリティだけでなく、より多くの社員の健康や安全を考慮して事務所を比較検討する必要があります。

また、条件面や算出された見積もり費用への考え方の工夫も必要です。

以下は、比較チェックリストとして参考にできる項目です。

・ アスベストの使用が禁止となった1975年以降に着工されたビルであること
=もしも1975年以前の建物の場合、アスベスト不使用である検査結果があることを確認しましょう

・ 新耐震基準が施行された1981年以降に着工された物件であること
=もしも1981年以前の場合、十分な耐震対策が行われている調査結果をもっていることを確認しましょう

・ 契約開始日が実際にオフィスの移転日として計算できる日から近いこと
=物件の契約開始日に指定される日とオフィスの引越しを実行できる日を揃えることは、ビジネスを日々している中で簡単ではありません。
しかし、あまりにも間が空いてしまうと、無駄に費用を2箇所のオフィスへ支払うことになります。

・ 見積もりに含まれる初期費用(敷金・礼金・更新料・仲介手数料・保証金など)で戻らない費用を毎月の賃料換算してみて予算内であること
=仮に毎月の賃料は安いが初期費用が高い空き事務所があるとします。

2年間過ごす前提で敷金など戻ってこない初期費用を24分割して月額費用に計算し直しすと、結果的に1ヶ月あたりのコストが比較すると高くなる場合があります。

例えば、A:月27万円+礼金1ヶ月分の事務所とB:月25万円+礼金3ヶ月分の事務所があったとします。

これらを2年間使った場合に換算すると、Aでは礼金1ヶ月分=27万円÷24ヶ月=11,250円/月増し=「計281,250円/月」ですが、Bでは礼金3ヶ月分=75万円÷24ヶ月=31,250円/月増し=「計281,250円/月」となり、結果的には同じコストになります。

それであれば、費用以外のメリットがより多いオフィスへの移転が賢い選択となります。

・ フリーレント交渉が可能であること
=フリーレントとは、オフィス・事務所との契約締結日から数ヶ月間の賃料を無料にしてくれる制度です。
先の初期費用の逆で、この分を最終的な月額賃料の見積もり費用としてマイナス計算できます。

例えば、月29万円+礼金1ヶ月分の事務所で、フリーレントが2ヶ月分ある場合、2年間使ったとして、礼金1ヶ月分=29万円÷24ヶ月=12,084円/月増しですが、フリーレントとして58万円÷24ヶ月=24,167円/月がお得になると見積もり計算できます。

すると、結果的には「277,917円/月」が賃料として算出でき、先ほどのAやBと比較しても一番賃料だけ見れば高い物件が、最終的には安くなると相場計算できます。

フリーレントは中々引越しをしてくれるオフィスが見つからない不動産業者や事務所オーナーほど提示してくれる可能性がある+期間も長くもらう交渉がしやすくなります。

なお、フリーレント期間でも管理・共益費だけは発生する場合もありますので、詳細確認は必要です。

・ ネット環境が整えやすいこと
=インターネット環境はビジネスの生命線といっても過言ではありません。
いくら見積もり費用が相場より安いオフィスで、契約開始日と事務所への移転日がバランスよくスケジュールできたとしても、ネットの準備が整えられない、もしくはこれまでのネット契約を引き継げない場合、大きなリスクを抱えることになります。

少なくとも、今使っているネット契約を引越し先でも採用したい場合、事前に移転先候補となっているエリア及びビルで引継ぎ可能であるかの確認電話をしておくと話がスムーズです。

既に同じビルに対して別の法人で使用実績などがあれば、ポジティブな印象を持って物件の話を進められるでしょう。

逆に否定的な回答がある場合は、早々に別の物件に話を変更する方が無難な場合もあります。

参考までに、特に実績の無いビルの場合は、今まで使っている、もしくは新規でも希望するネット契約が新しい環境下で利用できるかの調査が必要となります。

調査結果として、事務所として入りたい場所で希望するネット環境が得られる場合、ネット回線導入の工事へとスケジュールが通常は進みます。

なお、調査や工事で発生する見積もり費用相場も確認及び考慮する必要があります。

最後に、実績がないビルで希望するネットが使えるかの調査が必要な場合、基本的に調査の予約日指定ができるのはオフィスの契約日以降になります。なぜなら、契約前の場所を調査することは難しいからです。(もちろん、契約スタート日以前の調査許可の可能性を業者を通じて交渉することはできますが。。。)

そのため、オフィス契約日以降、事務所の引越し日までの間で、一般的にはネット環境の準備を完成させるイメージは必要です。

そして、工事まで必要になる場合は、予想以上に時間がかかる覚悟も必要です。

ちなみに、このような状況下でもコスト的に役立つのがフリーレント期間がもらえることです。

フリーレント期間であれば、必要最低限の費用だけで、余計なコストがかからないという安心感の基、社員の移転前の環境整備に時間をかけられます。(ここでのフリーレント活用を考えれば、厳密には上記で紹介した月額換算でのメリットは多少低くなりますが。。。)

 

今回は以上です。

上記は、私がオフィスの移転計画~事務所の引越しを経験してきた中で特に強く感じたことです。

あとは、不動産契約ですので、その他の条件面などをクリアにして実際の移転となります。

具体的な流れは、レイアウトデザインをしてから引越しまでの間に様々ありますが、その辺りについては、こちらを参考ください。
移転事務所レイアウトデザインからオフィス引越しまでの準備スケジュールと手続き

 

以上、参考になれば幸いです。

タカハシ

 

PS
ここまで紹介してきたオフィス移転先物件への探し方を実行するのと同時に、現在の事務所が入るビルのオーナーには、契約上何ヶ月前までに契約終了希望の意思表示をしなければならないなどルールもあります。

この点についても忘れずに対応手順を考えましょう。

 

PPS
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