移転事務所レイアウトデザインからオフィス引越しまでの準備スケジュールと手続き


オフィスレイアウトデザインから事務所移転までの流れ移転先事務所の契約が完了したならば、次に必要となるのは実際の会社の引越しです。

新オフィスの契約スタート日=月額賃貸料金の発生を可能な限り無駄がないようにするため、そして円滑に移転をするために、以下のオフィスレイアウトデザインから引越しまでの準備スケジュールと手続き例を計画順に紹介します。

参考ください。

 

1. 移転先で使うネット環境を契約スタート日からなるべく早く整えるべく、契約先インターネット会社(プロバイダ含む)へ連絡をして移転に伴う工事の相談と手配を具体化させる
インターネットはビジネスの中枢です。

1日1秒でも使えない環境があってはなりません。

そのため、実際のオフィスへの移転日までに、必ず移転先でネットが使える環境にしておく必要があります。

しかし、オフィス・事務所の移転引越しマニュアルと手順チェックリストでも書いたとおり、移転先のビルで使いたいネット環境を完成させるには、一部の工程は事務所の入る場所の契約が開始してから(契約日以降)でなければ着工ができません。

つまり、新オフィス契約が完了する前の段階までにある程度の相談をしておき、契約開始日が決ま次第、再度直ぐにインターネット会社(NTTなど)とプロバイダへ連絡をして、実際の細かい着工のお願いをします。

工事などの場合、立会いも必要になるケースがありますので、自身のスケジュールも早めに調整しましょう。

2. インターネット以外の環境整備開始
ネット以外の環境(電気など)を希望に沿った形で利用開始スタート出来るための準備も必要です。

何にどのくらい時間や費用を要するのか?を明確にしていきます。

3. 移転日の決定
ネット環境などのスケジュールが確認出来次第、事務所の移転希望日を複数挙げます。
そして、その中で引っ越し業者及び廃棄業者とのスケジュールが合う日を確定日にします。

通常、移転元及び移転先のビルや他の会社への配慮などから、土日祝日を選択することが一般的です。

4. 新オフィスのレイアウトデザイン考察
移転先の大きさにもよりますが、今あるオフィス機器やデスク類などが不足したり、削減したりしなければならないかを確認しなければなりません。

これらの目安数が、後に引っ越し業者や廃棄業者と話をする際に必要となります。

また、移転の当日にはスムーズに何がどこに移動するのか?を確認できるようにするためにも、早々の段階でオフィスのレイアウトデザインを考えます。

おすすめの方法はエクセルを使う方法です。移転先オフィスレイアウトデザイン

1マス1マスを床一畳分に例えて配置をシュミレーションしていきます。

5. 細かい内装の設計やパーテーション・不足品などの購入準備
「4. 新オフィスのレイアウトデザイン考察」をより煮詰める際に、会議室などとの区切り目をどのように作るかなども検討します。

そして、複雑な内装工事を必要とするならば、早くに業者との相談や選定を行います。

また、不足品の見積もり金額や購入場所の目安なども準備します。
逆に、不用品破棄については廃棄業者との話の際に相談します。

なお、ここまで確定後、事務所が入る物件の契約日が来たならば、実際の新オフィスへ出向き、床に計測&マーキングをして図面の配置が計算どおりになるかもチェックできますので、この作業はおすすめです。

6. 引っ越し業者と廃棄業者を決める
ここまでの項目に対しての目安が確認できてから、引っ越し業者と廃棄業者を決めるための見積もり依頼を複数社へお願いします。

なぜなら、引っ越し業者と廃棄業者へ見積もり依頼をして比較をするには、具体的な移転希望日や荷物量(移転分と廃棄分)を提示しなければならないからです。

また必ず、複数の会社と見積もり交渉をして、料金比較をしましょう。

引っ越し業者と廃棄業者は、同じ会社が両方をいっぺんに請け負う場合もあります。
その場合、1回の見積もり交渉で話が両方について進むため、スムーズではあります。

また、1つの業者に同じ日に移転と廃棄を両方請け負ってもらうと、人件費と運送費を併用することでコスト削減できるメリットも場合によってはありますので、この点も意識すると良いでしょう。(引っ越し業者に廃棄業の請負も可能か相談してみましょう。その逆も有りです。)

7. オフィス移転
引っ越し業者がどこまでを担当するかの契約内容にもよりますが、各社員へ必要に応じて当日までのスケジュール周知や荷造りを依頼したりします。

当日は、基本的には業者への指示や荷解きがメインになります。

8. 登記変更
物と人の移動だけが事務所移転ではありません。

住所が変われば、登記の変更が必須となります。
また、業種によって必要各所への登録内容変更手続きが必要です。

書面などの情報の引越しも速やかに実施しましょう。

9. 挨拶
オフィスの入る同じビルに複数の企業が入っている場合、各社へ挨拶をしておくことは、様々な意味で礼儀とチャンスです。

数が多い場合、同フロアと上下の階には、最低限の声をかけると無難です。

 

 

PS
移転の際には、移転前の会社があるビルの不動産管理会社との原状回復義務など契約上の話をするのも忘れずに。

 

PPS
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